Eine starke Veranstaltung lebt von klarer Planung und guter Musik. Diese DJ-Checkliste führt Sie kompakt durch die wichtigsten Schritte, damit Hochzeit, Firmenfeier oder Clubnacht reibungslos laufen. Ob in Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt im Rhein Main Gebiet, mit diesen 15 Punkten behalten Sie den Überblick.
Die 15 Punkte
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Ziel, Datum und Zeitrahmen klären
Definieren Sie Anlass, Publikum und Ziele. Legen Sie Start, Ende und Lautstärkezeiten fest. So richtet sich der gesamte Ablauf sinnvoll aus. -
Budget und Verantwortlichkeiten festlegen
Planen Sie Budgets für DJ, Technik, Location, Deko und Personal. Benennen Sie klare Ansprechpartner für Buchung, Aufbau, Programm und Abbau. -
Location sichern
Achten Sie auf Kapazität, Tanzfläche, Stromversorgung, Zufahrt und Lärmschutz. Klären Sie Auflagen, Hausordnung und mögliche Sperrstunden frühzeitig. -
DJ auswählen und buchen
Prüfen Sie Referenzen, Stil und Erfahrung für Ihren Eventtyp. Ein Hochzeits DJ Mainz oder Event DJ Rhein Main kennt regionale Besonderheiten. Vertrag, Zeiten, Gage und Technikbedarf schriftlich fixieren. -
Musikprofil definieren
Sammeln Sie Must Plays, No Gos, Genres, Sprachen und Wunschmomente wie Eröffnungstanz. Denken Sie an den Mix verschiedener Altersgruppen und eine stimmige musikalische Dramaturgie. -
Technik prüfen oder organisieren
Klärung von PA, Licht, Mikrofonen und DJ Setup. Prüfen Sie Absicherung, Stromkreise, Steckdosen und Kabelwege. Planen Sie Backups für kritische Komponenten. -
Ablaufplan erstellen
Skizzieren Sie Eintreffen, Aufbau, Soundcheck, Empfang, Dinner, Reden, Tanzstart und Specials. Zeiten mit Location, Catering und DJ abstimmen und Puffer einplanen. -
Dienstleister koordinieren
Binden Sie Location, Eventagentur Mainz, Catering, Foto und Moderation ein. Teilen Sie den Ablaufplan, Kontaktliste und die wichtigsten Meilensteine rechtzeitig. -
Gästeliste und Einladungen managen
Sammeln Sie Zu- und Absagen, Allergien, Barrierefreiheit und Shuttlebedarf. Informieren Sie über Dresscode, Parken und Einlasszeiten. -
Genehmigungen und Lizenzen prüfen
Je nach Format können GEMA, Sondergenehmigungen oder Security notwendig sein. Beachten Sie hausinterne Regeln und kommunale Vorgaben. -
Logistik und Anfahrt klären
Reservieren Sie Ladezone, Parkplätze und gegebenenfalls Aufzug. Markieren Sie Schleppwege und halten Sie einen Ansprechpartner beim Einlass bereit. -
Sicherheit und Notfallplanung
Benennen Sie Ersthelfer, definieren Sie Sammelpunkte und kennen Sie Feuerlöscherstandorte. Halten Sie Notrufnummern und einen einfachen Plan B bereit. -
Atmosphäre und Setting gestalten
Planen Sie Deko, Lichtstimmung, Branding und Sitzordnung. Sorgen Sie für eine einladende Tanzfläche und gemütliche Loungebereiche. -
Verpflegung für Gäste und Crew
Ausreichend Getränke, Snacks und Crew Catering halten die Energie hoch. Planen Sie Pausen und klare Zeiten für Service und Reden. -
Finale Abstimmung
Führen Sie einen kurzen Pre Event Call mit DJ und Team. Bestätigen Sie Timings, Kontakte, Einlass, Zahlung und Notfallnummern am Vortag.
Fazit
Mit dieser DJ Checkliste schaffen Sie Struktur und sichern die wichtigsten Grundlagen für eine starke Stimmung auf der Tanzfläche. Wenn Sie für Ihre Hochzeit oder Ihr Firmenevent im Raum Mainz, Wiesbaden und Frankfurt einen verlässlichen DJ für Events suchen, sprechen Sie uns an. Gemeinsam entwickeln wir ein klares Konzept, das Ihr Publikum abholt und Ihren Abend unvergesslich macht.